Como reduzir o tratamento manual das vendas B2B no Magento 2?

Quantas tarefas executa a sua equipa antes de uma encomenda de um cliente B2B estar pronta para processamento?

É preciso reescrever a mensagem com a lista de produtos. Confirmar o preço no contrato ou na folha de cálculo. Verificar o limite de crédito com a equipa financeira. Encaminhar um valor mais elevado para aprovação. Em seguida, criar a encomenda, enviar o documento e responder ao cliente sobre o estado.

O problema não é a falta de mais um formulário de encomenda. O problema é todo o processo manual entre a necessidade do cliente e a encomenda pronta para processamento.

Magento Open Source é uma base muito sólida para e-commerce. Disponibiliza catálogo de produtos, carrinho, checkout, encomendas, clientes, store view, gestão de stock e amplas possibilidades de integração.

No entanto, nas vendas B2B, só a base muitas vezes não chega. O modelo de comércio com empresas é mais complexo do que a venda a retalho típica. O cliente empresarial pode ter várias pessoas a comprar dentro da mesma organização, condições de preço individuais, pagamentos diferidos, limites de crédito, aprovações obrigatórias, documentos comerciais, propostas e integrações com sistemas ERP.

O Kowal B2B Suite foi criado para complementar o Magento 2 com estes processos, sem construir uma plataforma separada ao lado da loja. O Magento continua a ser o centro do catálogo, do carrinho, das encomendas e dos dados operacionais, enquanto o pacote B2B acrescenta a camada necessária para suportar as vendas empresariais.

O que muda após a implementação?

O cliente inicia sessão como utilizador da sua empresa. Vê o catálogo e os preços definidos pelas condições comerciais acordadas. Pode encomendar produtos por SKU, usar uma lista guardada ou enviar um pedido de proposta. O sistema verifica permissões, preços, visibilidade dos produtos e o limite disponível. Se for necessária aprovação, a decisão é registada num processo controlado. Após a compra, o cliente volta ao portal para consultar os documentos.

A equipa comercial continua a gerir a relação com o cliente, mas já não precisa de recriar manualmente cada etapa em e-mails e folhas de cálculo.

Uma instalação Magento para B2C e B2B

Em muitas empresas, as vendas a retalho e as vendas empresariais funcionam em paralelo. Um sistema B2B separado significa então uma integração adicional do catálogo, stock, preços, encomendas e clientes. Isso aumenta o custo de manutenção e o risco de inconsistência dos dados.

O Kowal B2B Suite foi concebido para suportar B2B na mesma instalação Magento. As funções B2B podem funcionar num website selecionado, permitindo que uma única plataforma suporte uma loja B2C, um portal para parceiros comerciais ou vários canais com regras comerciais diferentes.

Contas empresariais e utilizadores do cliente

As vendas B2B começam na empresa, não no consumidor individual. Na prática, um único parceiro comercial pode ter muitos utilizadores: comprador, pessoa responsável por aprovar encomendas, departamento de contabilidade ou filial local.

O pacote adiciona um modelo de empresas, utilizadores empresariais, funções, permissões, endereços e contactos. O administrador pode associar clientes Magento a uma empresa, gerir o respetivo acesso e separar os dados comerciais de cada parceiro comercial.

Preços individuais e visibilidade do catálogo

O B2B raramente funciona com um único preço público. Os preços podem depender da empresa, do contrato, do grupo de produtos, dos escalões de quantidade, da moeda ou do canal de vendas.

O Kowal B2B Suite adiciona suporte para tabelas de preços B2B, preços contratuais, índice de preços e regras de visibilidade do catálogo. O cliente vê produtos e condições de acordo com a relação comercial, e o vendedor mantém o controlo sobre o que está disponível para uma empresa específica.

Encomendas rápidas e listas de compra

O cliente empresarial muitas vezes sabe o que quer comprar. Nem sempre quer passar pela navegação clássica por categorias. Por isso, são importantes as encomendas rápidas por SKU, a importação de posições, as listas de compra e os carrinhos recorrentes.

Os módulos de quick order permitem acelerar a realização de encomendas, reduzir cliques manuais e facilitar o trabalho dos clientes que encomendam regularmente os mesmos produtos.

RFQ, ou pedidos de proposta

Em muitos setores, o cliente não faz a encomenda de imediato. Primeiro envia um pedido de proposta, negocia preços, pede confirmação de disponibilidade ou aguarda uma proposta formal.

O Kowal B2B Suite suporta RFQ como processo comercial dentro do Magento. O pedido pode passar por estados, comentários, posições da proposta, documento PDF e conversão em encomenda. Assim, a proposta não é um ficheiro isolado enviado fora do sistema, mas sim um elemento do processo de vendas.

Limites de crédito e aprovações

As vendas B2B exigem frequentemente controlo de risco. A empresa pode comprar com prazo de pagamento diferido, mas apenas até um limite definido. Encomendas acima de determinado valor podem exigir aprovação do lado do cliente ou do vendedor.

O pacote adiciona limites de crédito, exposição, regras de pagamento e workflow de aprovação. Isto permite manter o processo de compra no Magento, em vez de transferir decisões para e-mails e folhas de cálculo.

Documentos comerciais e PDF

O cliente empresarial espera documentos: propostas, confirmações, faturas, documentos de armazém, anexos ou ficheiros do sistema ERP. Uma loja online standard nem sempre oferece uma forma conveniente de gerir estes materiais.

O Kowal B2B Suite inclui o módulo Documents, que organiza os documentos disponibilizados ao cliente. Abrange tanto ficheiros gerados no Magento como documentos fornecidos por sistemas externos. Os modelos PDF podem ser desenvolvidos e adaptados à identidade da empresa.

Integrações, REST API e GraphQL

Nas vendas B2B, o Magento quase nunca funciona sozinho. Os dados têm de circular entre a loja, ERP, PIM, WMS, sistema financeiro ou middleware.

O pacote é desenvolvido numa abordagem API-first. Disponibiliza uma camada REST API para integrações de sistemas e GraphQL para o frontend e os canais de cliente. A lógica de negócio permanece no Magento, e as integrações podem usar contratos consistentes em vez de soluções temporárias e pontuais.

O pacote fornece uma base de integração: perfis, mapeamentos de identificadores, filas, repetição de operações e registo de erros. A ligação a um ERP, PIM, WMS ou CRM específico exige um adaptador preparado para esse sistema.

Benefícios financeiros

• Menos trabalho manual em encomendas recorrentes significa menor custo de tratamento.
• Preços contratuais e tabelas de preços empresariais ajudam a proteger a margem acordada.
• Limites de crédito, exposição e condições de pagamento apoiam o controlo do risco de contas a receber.
• A conversão de um RFQ aprovado em carrinho ou encomenda encurta o caminho entre a negociação e a venda.
• Uma instalação partilhada para B2C e B2B reduz o número de sistemas que é preciso integrar e manter.

Estes são mecanismos que criam espaço para poupança. O seu valor deve ser calculado para cada organização concreta com base no número de encomendas, no tempo de tratamento, no número de correções e nos custos dos sistemas existentes.

Benefícios logísticos e operacionais

• Encomendar por SKU e importar várias posições reduz a reescrita de dados.
• A validação de produto, quantidade, preço e visibilidade reduz o risco de aceitar uma encomenda incorreta.
• Um único fluxo liga proposta, aprovação, encomenda e documentos.
• Filas, repetições e logs dão à equipa técnica controlo sobre a troca de dados.
• O acesso self-service a documentos reduz o número de pedidos simples dirigidos à equipa comercial e à contabilidade.

Benefícios estratégicos

• A empresa desenvolve o seu próprio canal digital B2B em Magento Open Source.
• B2C e B2B usam um catálogo comum, encomendas partilhadas e dados operacionais comuns.
• As funcionalidades podem ser lançadas por fases, começando pela área com maior impacto no negócio.
• REST API e GraphQL permitem desenvolver o frontend e as integrações sem fechar a solução a um único canal.
• Melhor self-service aumenta a conveniência para o cliente e dificulta à concorrência conquistar compras recorrentes apenas pelo preço.

Para quem é esta solução?

O Kowal B2B Suite destina-se a empresas que querem desenvolver vendas B2B em Magento Open Source, mas não querem construir cada funcionalidade de raiz. É especialmente adequado onde existem condições comerciais individuais, encomendas recorrentes, processo de proposta, documentos para parceiros comerciais e integrações com sistemas de back-office.

É também uma direção adequada para implementações que pretendem manter uma única plataforma de e-commerce em vez de sustentar um sistema B2B separado ao lado do Magento.

Por onde começar?

O melhor ponto de partida não é uma lista de módulos, mas sim identificar a parte mais dispendiosa do processo atual. Para uma empresa será a introdução manual de encomendas, para outra a cotação de RFQ, o controlo de limites ou o envio de documentos.

Vale a pena calcular o número mensal de encomendas B2B, o tempo médio de tratamento, o número de correções e as mensagens relacionadas com preços, estados e documentos. Com base nisso, pode escolher-se a primeira fase da implementação e definir um objetivo mensurável.

Resumo

O Magento 2 pode ser uma base estável para vendas B2B, se for complementado com os processos empresariais em falta. O Kowal B2B Suite adiciona ao Magento a camada B2B: empresas, utilizadores, preços, catálogo, encomendas rápidas, RFQ, limites, aprovações, documentos, PDF, API e integrações.

O resultado é simples: menos tarefas manuais, um caminho mais curto entre a necessidade do cliente e a execução, e maior controlo sobre preços, risco e tratamento de parceiros comerciais.

Se quiser verificar qual a fase das vendas B2B que vale a pena transferir primeiro para o Magento, contacte-nos e descreva o processo atual da encomenda.