Kowal_Task é um módulo Magento 2 para empresas que realizam trabalhos de projeto, faturam tempo de trabalho e pretendem gerir tarefas de clientes sem sair do Magento. O módulo combina um registo simples de tarefas, entradas de tempo, painel do cliente, exportação CSV, REST API e geração de encomendas Magento com o estado pending, com base nas quais o administrador pode emitir manualmente a fatura no processo padrão do Magento.

A solução destina-se a software houses, freelancers, agências de e-commerce, equipas de suporte técnico e empresas de serviços que trabalham com Magento 2. Se fatura os clientes à hora, gere projetos e no final do mês prepara um resumo do tempo de trabalho para faturação, o Kowal_Task organiza esse processo num único local.

Principal benefício

Em vez de gerir tarefas numa aplicação externa, exportar CSV, somar horas manualmente e preparar faturas em separado, pode tratar de todo o processo no Magento:

adiciona o cliente, o projeto e as tarefas,
regista o tempo de trabalho nas tarefas,
aprova as entradas de tempo para faturação,
gera uma encomenda Magento com o estado pending,
emite manualmente a fatura a partir da encomenda,
mantém o histórico de faturação, encomendas e faturas junto das entradas de tempo.

Para quem é o Kowal Task?

O módulo é especialmente adequado quando:

fatura os clientes por trabalho à hora,
gere vários projetos para o mesmo cliente,
precisa de uma vista cliente → projeto → tarefa,
pretende disponibilizar ao cliente uma pré-visualização dos pedidos na sua conta Magento,
pretende permitir ao cliente solicitar tarefas a partir do painel do cliente,
precisa de exportação CSV para controlo, contabilidade ou relatórios,
pretende integrar tarefas com uma aplicação desktop, CRM ou outro sistema através de REST API,
pretende gerar encomendas Magento com base em entradas de tempo aprovadas, mas emitir as faturas manualmente.

Como funciona o módulo?

Kowal_Task organiza os dados numa estrutura de árvore simples:

cliente,
projeto,
tarefa,
entradas de tempo atribuídas à tarefa.

Cada tarefa tem assunto, descrição, estado, origem de criação e histórico do tempo de trabalho. A entrada de tempo pode ser adicionada manualmente ou registada por um temporizador. O administrador pode aprovar entradas de tempo, marcá-las como não faturáveis, exportar dados para CSV ou preparar uma encomenda de faturação.

Depois de a encomenda ser gerada, as entradas de tempo ficam bloqueadas para edição normal, o que reduz o risco de divergências nos dados de faturação. Depois da emissão manual da fatura no Magento, o módulo sincroniza o estado das entradas de tempo com a fatura.

Funcionalidades do módulo

Tarefas e projetos dos clientes

estrutura cliente → projeto → tarefa,
projetos atribuídos a contas nativas de clientes Magento,
tarefas criadas pelo administrador ou pelo cliente,
estados das tarefas: novas, aprovadas, em curso, concluídas, rejeitadas e arquivadas,
descrição da tarefa e breve histórico de trabalho,
comentários nas tarefas,
comentários internos visíveis apenas para administradores,
anexos nas tarefas,
anexos internos invisíveis para o cliente.

Registo do tempo de trabalho

várias entradas de tempo para a mesma tarefa,
adição manual do número de minutos,
temporizador de trabalho opcional na tarefa,
descrição da entrada de tempo,
estados de faturação: rascunho, aprovadas, em encomenda, faturadas, não faturáveis e arquivadas,
bloqueio da edição normal de entradas atribuídas a uma encomenda ou fatura,
audit log para operações que afetam a faturação.

Faturação no Magento

tarifa horária global na configuração do módulo,
moeda global de faturação,
possibilidade de substituir a tarifa e a moeda ao nível do projeto,
configuração do produto de serviço utilizado para a linha da encomenda,
arredondamento do tempo de acordo com as definições do módulo,
pré-visualização da faturação antes da criação da encomenda,
geração de uma encomenda nativa Magento com o estado pending,
emissão manual da fatura a partir da encomenda no painel padrão do Magento,
sincronização do estado das entradas de tempo após a emissão da fatura.

Painel do cliente

O cliente pode trabalhar com o módulo sem acesso ao painel de administração do Magento. Na sua conta vê os projetos e tarefas atribuídos, pode comunicar uma nova tarefa, adicionar um comentário, enviar um anexo e descarregar um CSV com os dados visíveis.

A visibilidade dos dados no painel do cliente pode ser controlada a partir da configuração do módulo, nomeadamente para valores e entradas de tempo que ainda não tenham sido incluídos numa encomenda ou fatura.

Admin SPA em KnockoutJS

A utilização diária do módulo no painel de administração foi concebida como um ecrã SPA rápido baseado em KnockoutJS e nos mecanismos nativos do Magento Admin. A partir de uma única vista, o administrador pode consultar a árvore de clientes, adicionar projetos, criar tarefas, registar tempo, aprovar entradas, gerir comentários, anexos, relatórios e preparação de encomendas.

REST API para integrações

Kowal_Task disponibiliza REST API através do mecanismo nativo webapi.xml do Magento. Graças a isso, o módulo pode ser utilizado por:

uma aplicação desktop simples em macOS ou Windows,
um CRM externo,
ferramentas de reporting,
automatizações empresariais,
integrações com sistemas de gestão de pedidos.

A API utiliza service contracts e a autorização nativa do Magento. É possível utilizar tokens de integração, tokens de administrador e tokens de cliente no âmbito dos seus próprios dados.

Exportação CSV e relatórios

O módulo mantém um percurso de faturação prático através de CSV. O administrador pode exportar dados de acordo com filtros de cliente, projeto, data, estado da tarefa, estado de faturação e utilizador administrativo. O CSV inclui, entre outros, dados do cliente, projeto, tarefa, descrição do trabalho, minutos, horas, tarifa, moeda, valor, número da encomenda e número da fatura.

Porquê faturar através de uma encomenda Magento?

Kowal_Task não cria um sistema de faturação separado ao lado do Magento. Em vez disso, utiliza o modelo de vendas nativo:

as entradas de tempo são a fonte de dados,
o módulo cria uma encomenda Magento com o estado pending,
o administrador verifica a encomenda,
a fatura é emitida manualmente no workflow padrão do Magento,
o módulo sincroniza as entradas de tempo com a fatura.

Esta abordagem é mais estável e mais fácil de manter, porque se baseia nos mecanismos do Magento: clientes, encomendas, faturas, produtos de serviço, ACL, configuração, cron e REST API.

Exemplo de cenário de utilização

Uma agência de e-commerce gere a loja do cliente em Magento 2. O cliente comunica uma tarefa a partir da conta de cliente: ‘Corrigir a validação do formulário de checkout’. O administrador aprova a tarefa, o programador adiciona várias entradas de tempo e, no final do mês, o administrador filtra as entradas aprovadas e gera uma encomenda pending.

A encomenda contém uma linha de serviço calculada com base no tempo de trabalho, na tarifa horária e na moeda do projeto. O administrador verifica os dados e emite manualmente a fatura no Magento. As entradas de tempo recebem o estado invoiced e o histórico permanece disponível na tarefa, no projeto e no cliente.

Resumo

Kowal_Task organiza a faturação de trabalhos de projeto no Magento 2. O módulo reúne tarefas, tempo de trabalho, portal do cliente, relatórios CSV, REST API e encomendas nativas Magento num único processo. Assim, torna-se mais fácil controlar o que foi realizado, quanto tempo demorou, o que foi aprovado para faturação e quais as entradas que já foram incluídas numa encomenda ou fatura.