Kowal Task — tarefas, tempo de trabalho e faturação de clientes no Magento 2

Kowal_Task é um módulo Magento 2 para empresas que realizam trabalhos de projeto, faturam tempo de trabalho e pretendem gerir tarefas de clientes sem sair do Magento. O módulo combina um registo simples de tarefas, entradas de tempo, painel do cliente, exportação CSV, REST API e geração de encomendas Magento com o estado pending, com base nas quais o administrador pode emitir manualmente a fatura no processo padrão do Magento.

A solução destina-se a software houses, freelancers, agências de e-commerce, equipas de suporte técnico e empresas de serviços que trabalham com Magento 2. Se fatura os clientes à hora, gere projetos e no final do mês prepara um resumo do tempo de trabalho para faturação, o Kowal_Task organiza esse processo num único local.

Principal benefício

Em vez de gerir tarefas numa aplicação externa, exportar CSV, somar horas manualmente e preparar faturas em separado, pode tratar de todo o processo no Magento:

1. adiciona o cliente, o projeto e as tarefas,
2. regista o tempo de trabalho nas tarefas,
3. aprova as entradas de tempo para faturação,
4. gera uma encomenda Magento com o estado pending,
5. emite manualmente a fatura a partir da encomenda,
6. mantém o histórico de faturação, encomendas e faturas junto das entradas de tempo.

Para quem é o Kowal Task?

O módulo é especialmente adequado quando:

• fatura os clientes por trabalho à hora,
• gere vários projetos para o mesmo cliente,
• precisa de uma vista cliente → projeto → tarefa,
• pretende disponibilizar ao cliente uma pré-visualização dos pedidos na sua conta Magento,
• pretende permitir ao cliente solicitar tarefas a partir do painel do cliente,
• precisa de exportação CSV para controlo, contabilidade ou relatórios,
• pretende integrar tarefas com uma aplicação desktop, CRM ou outro sistema através de REST API,
• pretende gerar encomendas Magento com base em entradas de tempo aprovadas, mas emitir as faturas manualmente.

Como funciona o módulo?

Kowal_Task organiza os dados numa estrutura de árvore simples:

• cliente,
• projeto,
• tarefa,
• entradas de tempo atribuídas à tarefa.

Cada tarefa tem assunto, descrição, estado, origem de criação e histórico do tempo de trabalho. A entrada de tempo pode ser adicionada manualmente ou registada por um temporizador. O administrador pode aprovar entradas de tempo, marcá-las como não faturáveis, exportar dados para CSV ou preparar uma encomenda de faturação.

Depois de a encomenda ser gerada, as entradas de tempo ficam bloqueadas para edição normal, o que reduz o risco de divergências nos dados de faturação. Depois da emissão manual da fatura no Magento, o módulo sincroniza o estado das entradas de tempo com a fatura.

Funcionalidades do módulo

Tarefas e projetos dos clientes

• estrutura cliente → projeto → tarefa,
• projetos atribuídos a contas nativas de clientes Magento,
• tarefas criadas pelo administrador ou pelo cliente,
• estados das tarefas: novas, aprovadas, em curso, concluídas, rejeitadas e arquivadas,
• descrição da tarefa e breve histórico de trabalho,
• comentários nas tarefas,
• comentários internos visíveis apenas para administradores,
• anexos nas tarefas,
• anexos internos invisíveis para o cliente.

Registo do tempo de trabalho

• várias entradas de tempo para a mesma tarefa,
• adição manual do número de minutos,
• temporizador de trabalho opcional na tarefa,
• descrição da entrada de tempo,
• estados de faturação: rascunho, aprovadas, em encomenda, faturadas, não faturáveis e arquivadas,
• bloqueio da edição normal de entradas atribuídas a uma encomenda ou fatura,
• audit log para operações que afetam a faturação.

Faturação no Magento

• tarifa horária global na configuração do módulo,
• moeda global de faturação,
• possibilidade de substituir a tarifa e a moeda ao nível do projeto,
• configuração do produto de serviço utilizado para a linha da encomenda,
• arredondamento do tempo de acordo com as definições do módulo,
• pré-visualização da faturação antes da criação da encomenda,
• geração de uma encomenda nativa Magento com o estado pending,
• emissão manual da fatura a partir da encomenda no painel padrão do Magento,
• sincronização do estado das entradas de tempo após a emissão da fatura.

Painel do cliente

O cliente pode trabalhar com o módulo sem acesso ao painel de administração do Magento. Na sua conta vê os projetos e tarefas atribuídos, pode comunicar uma nova tarefa, adicionar um comentário, enviar um anexo e descarregar um CSV com os dados visíveis.

A visibilidade dos dados no painel do cliente pode ser controlada a partir da configuração do módulo, nomeadamente para valores e entradas de tempo que ainda não tenham sido incluídos numa encomenda ou fatura.

Admin SPA em KnockoutJS

A utilização diária do módulo no painel de administração foi concebida como um ecrã SPA rápido baseado em KnockoutJS e nos mecanismos nativos do Magento Admin. A partir de uma única vista, o administrador pode consultar a árvore de clientes, adicionar projetos, criar tarefas, registar tempo, aprovar entradas, gerir comentários, anexos, relatórios e preparação de encomendas.

REST API para integrações

Kowal_Task disponibiliza REST API através do mecanismo nativo webapi.xml do Magento. Graças a isso, o módulo pode ser utilizado por:

• uma aplicação desktop simples em macOS ou Windows,
• um CRM externo,
• ferramentas de reporting,
• automatizações empresariais,
• integrações com sistemas de gestão de pedidos.

A API utiliza service contracts e a autorização nativa do Magento. É possível utilizar tokens de integração, tokens de administrador e tokens de cliente no âmbito dos seus próprios dados.

Exportação CSV e relatórios

O módulo mantém um percurso de faturação prático através de CSV. O administrador pode exportar dados de acordo com filtros de cliente, projeto, data, estado da tarefa, estado de faturação e utilizador administrativo. O CSV inclui, entre outros, dados do cliente, projeto, tarefa, descrição do trabalho, minutos, horas, tarifa, moeda, valor, número da encomenda e número da fatura.

Porquê faturar através de uma encomenda Magento?

Kowal_Task não cria um sistema de faturação separado ao lado do Magento. Em vez disso, utiliza o modelo de vendas nativo:

• as entradas de tempo são a fonte de dados,
• o módulo cria uma encomenda Magento com o estado pending,
• o administrador verifica a encomenda,
• a fatura é emitida manualmente no workflow padrão do Magento,
• o módulo sincroniza as entradas de tempo com a fatura.

Esta abordagem é mais estável e mais fácil de manter, porque se baseia nos mecanismos do Magento: clientes, encomendas, faturas, produtos de serviço, ACL, configuração, cron e REST API.

Exemplo de cenário de utilização

Uma agência de e-commerce gere a loja do cliente em Magento 2. O cliente comunica uma tarefa a partir da conta de cliente: ‘Corrigir a validação do formulário de checkout’. O administrador aprova a tarefa, o programador adiciona várias entradas de tempo e, no final do mês, o administrador filtra as entradas aprovadas e gera uma encomenda pending.

A encomenda contém uma linha de serviço calculada com base no tempo de trabalho, na tarifa horária e na moeda do projeto. O administrador verifica os dados e emite manualmente a fatura no Magento. As entradas de tempo recebem o estado invoiced e o histórico permanece disponível na tarefa, no projeto e no cliente.

Resumo

Kowal_Task organiza a faturação de trabalhos de projeto no Magento 2. O módulo reúne tarefas, tempo de trabalho, portal do cliente, relatórios CSV, REST API e encomendas nativas Magento num único processo. Assim, torna-se mais fácil controlar o que foi realizado, quanto tempo demorou, o que foi aprovado para faturação e quais as entradas que já foram incluídas numa encomenda ou fatura.