Wie lässt sich die manuelle Abwicklung im B2B-Vertrieb in Magento 2 reduzieren?

Wie viele Schritte führt Ihr Team aus, bevor die Bestellung eines B2B-Kunden zur Bearbeitung bereit ist?

Eine Nachricht mit der Produktliste muss übertragen werden. Der Preis muss im Vertrag oder in der Tabelle geprüft werden. Das Kreditlimit muss mit der Finanzabteilung bestätigt werden. Ein höherer Bestellwert muss zur Freigabe weitergeleitet werden. Anschließend muss die Bestellung erstellt, das Dokument versendet und dem Kunden auf die Frage nach dem Status geantwortet werden.

Das Problem ist dann nicht das Fehlen eines weiteren Bestellformulars. Das Problem ist der gesamte manuelle Prozess zwischen dem Bedarf des Kunden und der zur Bearbeitung bereiten Bestellung.

Magento Open Source ist ein sehr gutes Fundament für E-Commerce. Es bietet Produktkatalog, Warenkorb, Checkout, Bestellungen, Kunden, Store View, Bestandsverwaltung und umfangreiche Integrationsmöglichkeiten.

Im B2B-Vertrieb reicht das Fundament allein jedoch oft nicht aus. Das Handelsmodell mit Unternehmen ist komplexer als der typische Einzelhandel. Ein Geschäftskunde kann mehrere Einkäufer innerhalb einer Organisation haben, individuelle Preisbedingungen, Zahlungsziele, Kreditlimits, erforderliche Freigaben, Geschäftsdokumente, Angebote und Integrationen mit ERP-Systemen.

Kowal B2B Suite wurde entwickelt, um Magento 2 um diese Prozesse zu ergänzen, ohne neben dem Shop eine separate Plattform aufzubauen. Magento bleibt das Zentrum für Katalog, Warenkorb, Bestellungen und operative Daten, und das B2B-Paket ergänzt die Ebene, die für die Abwicklung des Firmenkundengeschäfts benötigt wird.

Was ändert sich nach der Implementierung?

Der Kunde meldet sich als Benutzer seines Unternehmens an. Er sieht den Katalog und die Preise, die sich aus den vereinbarten Konditionen ergeben. Er kann Produkte per SKU bestellen, eine gespeicherte Liste nutzen oder eine Angebotsanfrage senden. Das System prüft Berechtigungen, Preise, Produktsichtbarkeit sowie das verfügbare Limit. Wenn eine Freigabe erforderlich ist, wird die Entscheidung in einem kontrollierten Prozess gespeichert. Nach dem Kauf kehrt der Kunde in das Portal zurück, um Dokumente abzurufen.

Das Vertriebsteam steuert die Kundenbeziehung weiterhin, muss aber nicht mehr jeden Schritt manuell in E-Mails und Tabellen nachbilden.

Eine Magento-Installation für B2C und B2B

In vielen Unternehmen laufen Einzelhandels- und Firmenkundengeschäft parallel. Ein separates B2B-System bedeutet dann eine zusätzliche Integration von Katalog, Beständen, Preisen, Bestellungen und Kunden. Das erhöht die Wartungskosten und das Risiko inkonsistenter Daten.

Kowal B2B Suite ist so konzipiert, dass B2B in derselben Magento-Installation betrieben werden kann. B2B-Funktionen können auf einer ausgewählten Website laufen, sodass eine Plattform einen B2C-Shop, ein Händlerportal oder mehrere Kanäle mit unterschiedlichen Geschäftsregeln bedienen kann.

Firmenkonten und Kundenbenutzer

Der B2B-Vertrieb beginnt beim Unternehmen, nicht beim einzelnen Verbraucher. In der Praxis kann ein Geschäftspartner viele Benutzer haben: einen Einkäufer, eine Person zur Freigabe von Bestellungen, die Buchhaltung oder eine Außenstelle.

Das Paket ergänzt ein Modell für Unternehmen, Firmenbenutzer, Rollen, Berechtigungen, Adressen und Kontakte. Der Administrator kann Magento-Kunden einem Unternehmen zuordnen, deren Zugriff verwalten und die Geschäftsdaten einzelner Vertragspartner voneinander trennen.

Individuelle Preise und Katalogsichtbarkeit

Im B2B gibt es selten nur einen öffentlichen Preis. Preise können vom Unternehmen, Vertrag, der Produktgruppe, Mengenstaffeln, Währung oder dem Vertriebskanal abhängen.

Kowal B2B Suite ergänzt die Unterstützung für B2B-Preislisten, Vertragspreise, Preisindex und Regeln für die Katalogsichtbarkeit. Der Kunde sieht Produkte und Konditionen entsprechend der Geschäftsbeziehung, und der Verkäufer behält die Kontrolle darüber, was für ein bestimmtes Unternehmen verfügbar ist.

Schnellbestellungen und Einkaufslisten

Ein Firmenkunde weiß oft, was er kaufen möchte. Er möchte nicht immer die klassische Navigation durch Kategorien nutzen. Deshalb sind Schnellbestellungen per SKU, Positionsimport, Einkaufslisten und wiederkehrende Warenkörbe wichtig.

Quick-Order-Module helfen dabei, die Bestellabgabe zu beschleunigen, manuelle Klicks zu reduzieren und Kunden die Arbeit zu erleichtern, die regelmäßig dieselben Produkte bestellen.

RFQ, also Angebotsanfragen

In vielen Branchen gibt der Kunde nicht sofort eine Bestellung auf. Zuerst sendet er eine Angebotsanfrage, verhandelt Preise, bittet um Bestätigung der Verfügbarkeit oder erwartet ein formelles Angebot.

Kowal B2B Suite unterstützt RFQ als Vertriebsprozess innerhalb von Magento. Eine Anfrage kann Status, Kommentare, Angebotspositionen, ein PDF-Dokument und die Umwandlung in eine Bestellung durchlaufen. Dadurch ist das Angebot keine losgelöste Datei, die außerhalb des Systems versendet wird, sondern Teil des Vertriebsprozesses.

Kreditlimits und Freigaben

Der B2B-Vertrieb erfordert häufig eine Risikokontrolle. Ein Unternehmen kann mit Zahlungsziel einkaufen, aber nur bis zu einem bestimmten Limit. Bestellungen über einem bestimmten Wert können eine Freigabe auf Kundenseite oder auf Seiten des Verkäufers erfordern.

Das Paket ergänzt Kreditlimits, Expositionen, Zahlungsregeln sowie Freigabe-Workflows. So bleibt der Einkaufsprozess in Magento, anstatt Entscheidungen in E-Mails und Tabellenkalkulationen zu verlagern.

Geschäftsdokumente und PDF

Ein Geschäftskunde erwartet Dokumente: Angebote, Bestätigungen, Rechnungen, Lagerdokumente, Anhänge oder Dateien aus dem ERP-System. Ein Standard-Onlineshop bietet nicht immer eine bequeme Möglichkeit, solche Materialien zu verwalten.

Kowal B2B Suite enthält das Modul Documents, das die dem Kunden bereitgestellten Dokumente strukturiert. Es umfasst sowohl in Magento generierte Dateien als auch Dokumente aus externen Systemen. PDF-Vorlagen können erweitert und an das Unternehmensbranding angepasst werden.

Integrationen, REST API und GraphQL

Im B2B-Vertrieb arbeitet Magento fast nie allein. Daten müssen zwischen Shop, ERP, PIM, WMS, dem Finanzsystem oder Middleware fließen.

Das Paket wird nach dem API-first-Ansatz entwickelt. Es stellt eine REST API-Ebene für Systemintegrationen sowie GraphQL für Frontend und Kundenkanäle bereit. Die Geschäftslogik bleibt in Magento, und Integrationen können auf konsistente Verträge zurückgreifen, statt auf einmalige Workarounds.

Das Paket bietet ein Integrationsfundament: Profile, Zuordnungen von Identifikatoren, Queues, Wiederholungen von Vorgängen sowie Fehlerprotokollierung. Die Verbindung zu einem konkreten ERP, PIM, WMS oder CRM erfordert einen für das jeweilige System vorbereiteten Adapter.

Finanzielle Vorteile

• Weniger manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Bestellungen bedeutet niedrigere Bearbeitungskosten.
• Vertragspreise und Firmenpreislisten helfen dabei, die vereinbarte Marge zu schützen.
• Kreditlimits, Exposition und Zahlungsbedingungen unterstützen die Kontrolle des Forderungsrisikos.
• Die Umwandlung eines freigegebenen RFQ in den Warenkorb oder in eine Bestellung verkürzt den Weg von der Verhandlung zum Verkauf.
• Eine gemeinsame B2C- und B2B-Installation reduziert die Zahl der Systeme, die integriert und gewartet werden müssen.

Dies sind Mechanismen, die Spielraum für Einsparungen schaffen. Ihr Wert sollte für die jeweilige Organisation anhand der Anzahl der Bestellungen, der Bearbeitungszeit, der Zahl der Korrekturen sowie der Kosten bestehender Systeme berechnet werden.

Logistische und operative Vorteile

• Bestellungen per SKU und der Import vieler Positionen reduzieren das manuelle Übertragen von Daten.
• Die Validierung von Produkt, Menge, Preis und Sichtbarkeit verringert das Risiko, eine fehlerhafte Bestellung anzunehmen.
• Ein einziger Ablauf verbindet Angebot, Freigabe, Bestellung und Dokumente.
• Queues, Wiederholungen und Logs geben dem technischen Team Kontrolle über den Datenaustausch.
• Der Self-Service-Zugang zu Dokumenten reduziert die Zahl einfacher Anfragen an Vertrieb und Buchhaltung.

Strategische Vorteile

• Das Unternehmen entwickelt seinen eigenen digitalen B2B-Kanal auf Magento Open Source.
• B2C und B2B nutzen einen gemeinsamen Katalog, Bestellungen und operative Daten.
• Funktionen können schrittweise eingeführt werden, beginnend mit dem Bereich mit dem größten Einfluss auf das Geschäft.
• REST API und GraphQL ermöglichen die Weiterentwicklung von Frontend und Integrationen, ohne die Lösung auf einen einzigen Kanal zu beschränken.
• Ein besserer Self-Service erhöht den Komfort für den Kunden und erschwert es dem Wettbewerb, wiederkehrende Käufe ausschließlich über den Preis zu übernehmen.

Für wen ist diese Lösung geeignet?

Kowal B2B Suite ist für Unternehmen gedacht, die ihren B2B-Vertrieb auf Magento Open Source ausbauen möchten, aber nicht jede Funktion von Grund auf neu entwickeln wollen. Besonders gut eignet sie sich dort, wo individuelle Geschäftsbedingungen, wiederkehrende Bestellungen, Angebotsprozesse, Dokumente für Geschäftspartner und Integrationen mit Backend-Systemen erforderlich sind.

Es ist auch eine sinnvolle Richtung für Implementierungen, die eine einzige E-Commerce-Plattform beibehalten möchten, anstatt neben Magento ein separates B2B-System zu betreiben.

Womit sollte man beginnen?

Der beste Startpunkt ist nicht eine Liste von Modulen, sondern die Identifikation des teuersten Abschnitts im aktuellen Prozess. Für das eine Unternehmen ist es die manuelle Erfassung von Bestellungen, für ein anderes die RFQ-Kalkulation, die Limitkontrolle oder der Versand von Dokumenten.

Es lohnt sich, die monatliche Anzahl der B2B-Bestellungen, die durchschnittliche Bearbeitungszeit, die Zahl der Korrekturen sowie Nachrichten zu Preisen, Status und Dokumenten zu berechnen. Auf dieser Basis lässt sich die erste Implementierungsphase auswählen und ein messbares Ziel definieren.

Zusammenfassung

Magento 2 kann ein stabiles Fundament für den B2B-Vertrieb sein, wenn es um die fehlenden Unternehmensprozesse ergänzt wird. Kowal B2B Suite fügt Magento eine B2B-Ebene hinzu: Unternehmen, Benutzer, Preise, Katalog, Schnellbestellungen, RFQ, Limits, Freigaben, Dokumente, PDF, API und Integrationen.

Das Ergebnis ist einfach: weniger manuelle Tätigkeiten, ein kürzerer Weg vom Kundenbedarf bis zur Bearbeitung sowie mehr Kontrolle über Preise, Risiken und die Betreuung von Geschäftspartnern.

Wenn Sie prüfen möchten, welche Phase des B2B-Vertriebs sich zuerst in Magento abbilden lässt, kontaktieren Sie uns und beschreiben Sie Ihren aktuellen Bestellprozess.