Kowal_Task is een Magento 2-module voor bedrijven die projectwerk uitvoeren, werktijd verrekenen en klanttaken willen beheren zonder Magento te verlaten. De module combineert eenvoudige taakregistratie, tijdregistraties, een klantenpaneel, CSV-export, REST API en het genereren van Magento-bestellingen met de status pending, op basis waarvan de beheerder handmatig een factuur kan aanmaken binnen het standaard Magento-proces.

De oplossing is bedoeld voor softwarehuizen, freelancers, e-commercebureaus, technische supportteams en dienstverlenende bedrijven die met Magento 2 werken. Als je klanten op uurbasis factureert, projecten beheert en aan het einde van de maand een overzicht van de gewerkte tijd voor de factuur opstelt, brengt Kowal_Task dit proces samen op één plek.

Belangrijkste voordeel

In plaats van taken in een externe applicatie te beheren, CSV te exporteren, uren handmatig op te tellen en apart facturen op te stellen, kun je het volledige proces in Magento afhandelen:

je voegt een klant, project en taken toe,
je registreert werktijd bij taken,
je keurt tijdregistraties goed voor afrekening,
je genereert een Magento-bestelling met de status pending,
je maakt handmatig een factuur aan vanuit de bestelling,
je bewaart de historie van afrekeningen, bestellingen en facturen bij de tijdregistraties.

Voor wie is Kowal Task bedoeld?

De module is vooral geschikt wanneer:

je klanten factureert voor werkzaamheden op uurbasis,
je meerdere projecten voor één klant beheert,
je een overzicht nodig hebt van klant → project → taak,
je de klant inzicht wilt geven in meldingen binnen zijn Magento-account,
je de klant taken wilt laten indienen vanuit het klantenpaneel,
je CSV-export nodig hebt voor controle, boekhouding of rapportage,
je taken wilt integreren met een desktopapplicatie, CRM of een ander systeem via REST API,
je Magento-bestellingen wilt genereren op basis van goedgekeurde tijdregistraties, maar facturen handmatig wilt aanmaken.

Hoe werkt de module?

Kowal_Task organiseert gegevens in een eenvoudige boomstructuur:

klant,
project,
taak,
tijdregistraties gekoppeld aan de taak.

Elke taak heeft een onderwerp, beschrijving, status, aanmaakbron en historie van werktijd. Een tijdregistratie kan handmatig worden toegevoegd of via een timer worden opgeslagen. De beheerder kan tijdregistraties goedkeuren, markeren als niet-factureerbaar, gegevens exporteren naar CSV of een afrekenbestelling voorbereiden.

Na het genereren van een bestelling worden tijdregistraties geblokkeerd voor gewone bewerking, wat het risico op afwijkingen in de afrekengegevens beperkt. Na het handmatig aanmaken van een factuur in Magento synchroniseert de module de status van de tijdregistraties met de factuur.

Functies van de module

Klanttaken en projecten

structuur klant → project → taak,
projecten toegewezen aan native Magento-klantaccounts,
taken aangemaakt door de beheerder of de klant,
taakstatussen: nieuw, geaccepteerd, in uitvoering, voltooid, afgewezen en gearchiveerd,
taakbeschrijving en korte werkhistorie,
opmerkingen bij taken,
interne opmerkingen die alleen zichtbaar zijn voor beheerders,
bijlagen bij taken,
interne bijlagen die niet zichtbaar zijn voor de klant.

Tijdregistratie

meerdere tijdregistraties voor één taak,
handmatig toevoegen van een aantal minuten,
optionele werktimer op de taak,
beschrijving van de tijdregistratie,
afrekenstatussen: concept, goedgekeurd, in bestelling, gefactureerd, niet-factureerbaar en gearchiveerd,
blokkering van gewone bewerking van registraties die aan een bestelling of factuur zijn gekoppeld,
audit log voor handelingen die invloed hebben op afrekeningen.

Afrekeningen in Magento

globaal uurtarief in de moduleconfiguratie,
globale afrekenvaluta,
mogelijkheid om tarief en valuta op projectniveau te overschrijven,
configuratie van het serviceproduct dat wordt gebruikt voor de bestelregel,
afronding van tijd volgens de module-instellingen,
voorvertoning van de afrekening vóór het aanmaken van de bestelling,
genereren van een native Magento-bestelling met de status pending,
handmatig aanmaken van een factuur vanuit de bestelling in het standaard Magento-paneel,
synchronisatie van de status van tijdregistraties na het aanmaken van de factuur.

Klantenpaneel

De klant kan met de module werken zonder toegang tot het Magento-beheerpaneel. In zijn account ziet hij toegewezen projecten en taken, kan hij een nieuwe taak indienen, een opmerking toevoegen, een bijlage uploaden en CSV downloaden met zichtbare gegevens.

De zichtbaarheid van gegevens in het klantenpaneel kan worden beheerd vanuit de moduleconfiguratie, onder andere voor bedragen en tijdregistraties die nog niet in een bestelling of factuur zijn opgenomen.

Admin SPA op KnockoutJS

De dagelijkse bediening van de module in het beheerpaneel is ontworpen als een snel SPA-scherm op basis van KnockoutJS en native Magento Admin-mechanismen. De beheerder kan vanuit één weergave de klantboom bekijken, projecten toevoegen, taken aanmaken, tijd registreren, registraties goedkeuren, opmerkingen afhandelen, bijlagen beheren, rapporten bekijken en bestellingen voorbereiden.

REST API voor integraties

Kowal_Task biedt REST API via het native webapi.xml-mechanisme van Magento. Daardoor kan de module worden gebruikt door:

een eenvoudige desktopapplicatie op macOS of Windows,
een extern CRM,
rapportagetools,
bedrijfsautomatiseringen,
integraties met ticketingsystemen.

De API maakt gebruik van service contracts en native Magento-authenticatie. Je kunt integratietokens, beheertokens en klanttokens gebruiken binnen het bereik van de eigen gegevens van de klant.

CSV-export en rapporten

De module behoudt een praktische afrekenroute via CSV. De beheerder kan gegevens exporteren op basis van filters voor klant, project, datum, taakstatus, afrekenstatus en administratieve gebruiker. CSV bevat onder andere klantgegevens, project, taak, werkbeschrijving, minuten, uren, tarief, valuta, bedrag, bestelnummer en factuurnummer.

Waarom afrekenen via een Magento-bestelling?

Kowal_Task bouwt geen apart factuursysteem naast Magento. In plaats daarvan gebruikt het het native verkoopmodel:

tijdregistraties zijn de gegevensbron,
de module maakt een Magento-bestelling met de status pending,
de beheerder controleert de bestelling,
de factuur wordt handmatig aangemaakt binnen de standaard Magento-workflow,
de module synchroniseert de tijdregistraties met de factuur.

Deze aanpak is stabieler en eenvoudiger te onderhouden, omdat ze is gebaseerd op Magento-mechanismen: klanten, bestellingen, facturen, serviceproducten, ACL, configuratie, cron en REST API.

Voorbeeld van een gebruiksscenario

Een e-commercebureau beheert de webshop van een klant op Magento 2. De klant meldt een taak vanuit zijn klantaccount: ‘Validatie van het checkout-formulier verbeteren’. De beheerder accepteert de taak, de ontwikkelaar voegt meerdere tijdregistraties toe en aan het einde van de maand filtert de beheerder de goedgekeurde registraties en genereert een pending-bestelling.

De bestelling bevat een servicepositie die is berekend op basis van werktijd, uurtarief en projectvaluta. De beheerder controleert de gegevens en maakt handmatig een factuur aan in Magento. De tijdregistraties krijgen de status invoiced en de historie blijft beschikbaar bij de taak, het project en de klant.

Samenvatting

Kowal_Task structureert de afrekening van projectwerk in Magento 2. De module combineert taken, werktijd, een klantportaal, CSV-rapporten, REST API en native Magento-bestellingen in één proces. Daardoor is het eenvoudiger te controleren wat is uitgevoerd, hoeveel tijd het heeft gekost, wat is goedgekeurd voor afrekening en welke registraties al in een bestelling of factuur zijn opgenomen.