Kowal Task — taken, werktijd en klantafrekeningen in Magento 2

MAGENTO 2 · PROJECTEN · WERKTIJD · AFREKENINGEN

Kowal Task

Beheer servicewerk in Magento: van klantmelding via project en tijdregistraties tot een bestelling voor afrekening. Het team en de klant werken met gegevens die aan hetzelfde proces zijn gekoppeld.

Klantenportaal · Timer · Pending bestellingen

HOE HET IN DE PRAKTIJK WERKT

Kowal Task combineert project- en taakbeheer voor klanten met werktijdregistratie en het native verkoopproces van Magento 2. De module is bedoeld voor e-commercebureaus, softwarebedrijven, freelancers, supportteams en dienstverlenende bedrijven die werk per uur afrekenen.

In plaats van gegevens over te zetten tussen een ticketsysteem, urenstaat en Magento, kun je de structuur klant → project → taak → tijdregistratie beheren en geaccepteerd werk omzetten in een Magento-bestelling met de status pending.

Projecten toegewezen aan Magento-klanten, taakstatussen, opmerkingen, interne opmerkingen en openbare en interne bijlagen.

Handmatige invoer van minuten of een timer, beschrijving van het uitgevoerde werk, afrekenstatussen, tijd afronden en een auditlog van bewerkingen die invloed hebben op afrekeningen.

Globaal of projectspecifiek tarief en valuta, afrekenvoorbeeld en het genereren van een native Magento-bestelling voor latere handmatige facturatie.

1. De klant of beheerder maakt een taak aan.
2. Het team registreert de uitgevoerde werktijd.
3. De beheerder keurt registraties goed voor afrekening.
4. De module maakt een Magento-bestelling pending aan op basis van geaccepteerde registraties.
5. De beheerder controleert de bestelling en maakt handmatig een factuur aan binnen de standaard Magento-workflow.
6. De status van tijdregistraties wordt gesynchroniseerd met het afrekenproces.

De klant heeft geen toegang tot het beheerpaneel nodig. In zijn account kan hij toegewezen projecten en taken bekijken, nieuw werk melden, opmerkingen en bijlagen toevoegen en beschikbare CSV-overzichten downloaden. Met de configuratie kun je de zichtbaarheid van bedragen en tijdregistraties vóór afrekening beheren.

De dagelijkse afhandeling is samengebracht in een snel beheerscherm op basis van KnockoutJS en native Magento Admin-mechanismen. Vanuit één plek kun je werken met klanten, projecten, taken, tijd, opmerkingen, bijlagen en de voorbereiding van afrekeningen.

Kowal Task stelt een REST API beschikbaar via het native mechanisme webapi.xml en service contracts van Magento. Dit maakt integratie mogelijk met onder andere een desktopapplicatie, CRM, rapportagesysteem of bedrijfsautomatiseringen. Autorisatie kan gebruikmaken van Magento-mechanismen die geschikt zijn voor integraties, de beheerder of de klant binnen de scope van zijn gegevens.

Exporteer gegevens op basis van klant, project, datum, taakstatus, afrekenstatus en gebruiker. Het rapport kan onder meer werkbeschrijving, minuten, uren, tarief, valuta, bedrag en bestel- en factuurnummers bevatten.

De module creëert geen concurrerend facturatiesysteem. Hij gebruikt native Magento-objecten: klanten, serviceproducten, bestellingen en facturen. Nadat tijdregistraties aan een bestelling zijn toegewezen, worden ze beschermd tegen normale bewerking. Dit beperkt het risico op verschillen in afrekengegevens.

• doorlopende support en maintenance van Magento 2-webshops,
• afrekening van ontwikkel- en implementatiewerk,
• projecten op uurbasis voor meerdere klanten,
• technische support en klantmeldingen,
• integratie van tijdregistratie met een eigen CRM of applicatie.

Kowal Task is vooral nuttig wanneer taak, uitgevoerde tijd en latere afrekening met elkaar verbonden en auditeerbaar moeten blijven.

Stel in Stores → Configuration → Kowal → Kowal Task het uurtarief, de valuta, afronding, betaalmethode en taak- en tijdstatussen in die voor afrekening zijn toegestaan. Een project kan een eigen tarief en valuta hebben. Als die ontbreken, worden de globale instellingen gebruikt.

Het standaardtarief is 0, de valuta PLN en de afronding 15 minuten. Pas deze waarden en de klantgegevens aan het bedrijfsproces aan voordat je de eerste bestelling aanmaakt.

Het voorbeeld toont de werkelijke en afrekenbare tijd, posten en bedragen. Geselecteerde registraties moeten bij één klant horen en één afrekenvaluta hebben. De klant heeft een standaard factuuradres nodig.

Tijd wordt per project gegroepeerd; naar boven afronden geldt voor de som van de minuten binnen de groep. Een registratie die aan een bestelling is toegewezen, kan niet opnieuw door de standaardgenerator worden gebruikt.

Het automatisch aanmaken van maandelijkse bestellingen is standaard uitgeschakeld. Na activering selecteert het mechanisme niet-toegewezen registraties uit de vorige maand die overeenkomen met de ingestelde statussen en groepeert ze per klant op de gekozen dag van de maand.

De automatisering bereidt pending bestellingen voor. Controle van de afrekening en het aanmaken van de factuur blijven onderdeel van het standaard administratieve proces.

Het klantenportaal is standaard ingeschakeld, bedragen zijn standaard verborgen en de zichtbaarheid van tijd zonder bestelling of factuur kan in de configuratie worden beheerd. Interne opmerkingen en bijlagen maken het mogelijk om teamwerk te scheiden van informatie die met de klant wordt gedeeld.

E-mailmeldingen zijn standaard uitgeschakeld. Je kunt berichten inschakelen over een nieuwe klanttaak, statuswijziging, afrekenbestelling en factuur.

Pakket kowal/module-task, module Kowal_Task. Nadat je toegang tot de Kowal-repository hebt geconfigureerd, installeer je het pakket, schakel je de module in, werk je Magento bij en leeg je de cache. Houd in productie rekening met compilatie en deployment van statische content volgens het proces van de webshop.

1. Je organiseert het werk
Je wijst een project en taken toe aan een Magento-klant.

2. Je registreert en accepteert tijd
Je legt minuten, tarief en beschrijving van het uitgevoerde werk vast.

3. Je bereidt de afrekening voor
Je maakt een bestelling aan die de beheerder controleert vóór de factuur.

Werk aan de catalogus, integratie en correcties heeft afzonderlijke taken binnen het project van de klant. Na acceptatie van de registraties maak je een bestelling aan voor de gekozen periode, terwijl de geschiedenis de koppeling tussen tijd, bestelnummer en factuurnummer behoudt.