Hoe beperk je handmatige B2B-verwerking in Magento 2?

Hoeveel handelingen voert uw team uit voordat een B2B-bestelling van een klant klaar is voor verwerking?

Een bericht met een productlijst moet worden overgetypt. De prijs moet worden gecontroleerd in het contract of spreadsheet. De kredietlimiet moet worden bevestigd met finance. Een hogere orderwaarde moet ter goedkeuring worden doorgestuurd. Vervolgens moet de bestelling worden aangemaakt, het document worden verzonden en moet de klant antwoord krijgen op de vraag naar de status.

Het probleem is dan niet het ontbreken van nog een bestelformulier. Het probleem is het volledige handmatige proces tussen de behoefte van de klant en een bestelling die klaar is voor verwerking.

Magento Open Source is een zeer sterke basis voor e-commerce. Het biedt een productcatalogus, winkelwagen, checkout, bestellingen, klanten, store view, voorraadbeheer en uitgebreide integratiemogelijkheden.

In B2B-verkoop is die basis alleen echter vaak niet voldoende. Het model van zakendoen met bedrijven is complexer dan typische retailverkoop. Een zakelijke klant kan meerdere inkopers binnen één organisatie hebben, individuele prijsafspraken, uitgestelde betalingen, kredietlimieten, verplichte goedkeuringen, handelsdocumenten, offertes en integraties met ERP-systemen.

Kowal B2B Suite is ontwikkeld om Magento 2 met deze processen aan te vullen zonder naast de webshop een apart platform te bouwen. Magento blijft het centrum voor catalogus, winkelwagen, bestellingen en operationele data, terwijl de B2B-suite de laag toevoegt die nodig is voor de ondersteuning van zakelijke verkoop.

Wat verandert er na de implementatie?

De klant logt in als gebruiker van zijn bedrijf. Hij ziet de catalogus en prijzen op basis van de afgesproken handelsvoorwaarden. Hij kan producten bestellen op SKU, een opgeslagen lijst gebruiken of een offerteaanvraag versturen. Het systeem controleert rechten, prijzen, productzichtbaarheid en de beschikbare limiet. Als goedkeuring nodig is, wordt de beslissing vastgelegd in een gecontroleerd proces. Na de aankoop keert de klant terug naar het portaal voor documenten.

Het salesteam beheert de klantrelatie nog steeds, maar hoeft niet langer elke stap handmatig te reconstrueren in e-mails en spreadsheets.

Eén Magento-installatie voor B2C en B2B

In veel bedrijven lopen retailverkoop en zakelijke verkoop parallel. Een apart B2B-systeem betekent dan extra integratie van catalogus, voorraad, prijzen, bestellingen en klanten. Dat verhoogt de onderhoudskosten en het risico op inconsistente data.

Kowal B2B Suite is ontworpen om B2B binnen dezelfde Magento-installatie te ondersteunen. B2B-functionaliteiten kunnen op een geselecteerde website werken, waardoor één platform een B2C-webshop, een dealerportaal of meerdere kanalen met verschillende handelsregels kan bedienen.

Bedrijfsaccounts en klantgebruikers

B2B-verkoop begint bij het bedrijf, niet bij de individuele consument. In de praktijk kan één zakelijke klant veel gebruikers hebben: een inkoper, iemand die bestellingen goedkeurt, de boekhoudafdeling of een vestiging op locatie.

De suite voegt een model toe voor bedrijven, bedrijfsgebruikers, rollen, rechten, adressen en contactpersonen. De beheerder kan Magento-klanten koppelen aan een bedrijf, hun toegang beheren en de commerciële data van afzonderlijke zakelijke klanten scheiden.

Individuele prijzen en cataloguszichtbaarheid

B2B werkt zelden met één publieke prijs. Prijzen kunnen afhangen van het bedrijf, contract, productgroep, staffels, valuta of verkoopkanaal.

Kowal B2B Suite voegt ondersteuning toe voor B2B-prijslijsten, contractprijzen, prijsindexering en regels voor cataloguszichtbaarheid. De klant ziet producten en voorwaarden die passen bij de commerciële relatie, terwijl de verkoper controle houdt over wat beschikbaar is voor een specifiek bedrijf.

Snelle bestellingen en inkooplijsten

Een zakelijke klant weet vaak wat hij wil kopen. Hij wil niet altijd via klassieke categorieën bladeren. Daarom zijn snelle bestellingen op SKU, het importeren van posities, inkooplijsten en herhaalbare winkelwagens belangrijk.

Quick order-modules maken het mogelijk om het plaatsen van bestellingen te versnellen, handmatig klikken te beperken en het werk te vereenvoudigen voor klanten die regelmatig dezelfde producten bestellen.

RFQ, oftewel offerteaanvragen

In veel sectoren plaatst de klant niet direct een bestelling. Eerst verstuurt hij een offerteaanvraag, onderhandelt over prijzen, vraagt om bevestiging van beschikbaarheid of verwacht een formele offerte.

Kowal B2B Suite ondersteunt RFQ als commercieel proces binnen Magento. Een aanvraag kan statussen, opmerkingen, offerteposities, een PDF-document en conversie naar een bestelling doorlopen. Daardoor is een offerte geen los bestand dat buiten het systeem wordt verstuurd, maar een onderdeel van het verkoopproces.

Kredietlimieten en goedkeuringen

B2B-verkoop vereist vaak risicobeheersing. Een bedrijf kan kopen met een uitgestelde betalingstermijn, maar alleen tot een bepaalde limiet. Bestellingen boven een bepaalde waarde kunnen goedkeuring vereisen aan klantzijde of aan verkoperszijde.

De suite voegt kredietlimieten, exposure, betalingsregels en een goedkeuringsworkflow toe. Zo blijft het inkoopproces binnen Magento, in plaats van dat beslissingen worden verplaatst naar e-mails en spreadsheets.

Handelsdocumenten en PDF

Een zakelijke klant verwacht documenten: offertes, bevestigingen, facturen, magazijndocumenten, bijlagen of bestanden uit het ERP-systeem. Een standaard webshop biedt niet altijd een handige manier om dit soort materialen te beheren.

Kowal B2B Suite bevat de module Documents, die de documenten ordent die aan de klant worden verstrekt. Dit omvat zowel bestanden die in Magento worden gegenereerd als documenten die uit externe systemen worden aangeleverd. PDF-sjablonen kunnen verder worden ontwikkeld en aangepast aan de huisstijl van het bedrijf.

Integraties, REST API en GraphQL

In B2B-verkoop werkt Magento vrijwel nooit op zichzelf. Data moeten stromen tussen de webshop, ERP, PIM, WMS, financieel systeem of middleware.

De suite wordt ontwikkeld volgens een API-first-benadering. Ze biedt een REST API-laag voor systeemintegraties en GraphQL voor frontend en klantkanalen. De businesslogica blijft in Magento, terwijl integraties gebruik kunnen maken van consistente contracten in plaats van eenmalige workarounds.

De suite biedt een integratiefundament: profielen, ID-mappings, queues, herhalingen van bewerkingen en foutlogging. De koppeling met een specifiek ERP, PIM, WMS of CRM vereist een adapter die voor het betreffende systeem is voorbereid.

Financiële voordelen

• Minder handmatig werk bij terugkerende bestellingen betekent lagere verwerkingskosten.
• Contractprijzen en zakelijke prijslijsten helpen de afgesproken marge te beschermen.
• Kredietlimieten, exposure en betalingsvoorwaarden ondersteunen de beheersing van debiteurenrisico.
• Conversie van een goedgekeurde RFQ naar winkelwagen of bestelling verkort de weg van onderhandeling naar verkoop.
• Een gedeelde B2C- en B2B-installatie beperkt het aantal systemen dat geïntegreerd en onderhouden moet worden.

Dit zijn mechanismen die ruimte creëren voor besparingen. Hun waarde moet voor de specifieke organisatie worden berekend op basis van het aantal bestellingen, de verwerkingstijd, het aantal correcties en de kosten van bestaande systemen.

Logistieke en operationele voordelen

• Bestellen op SKU en het importeren van veel posities beperken het overtypen van data.
• Validatie van product, hoeveelheid, prijs en zichtbaarheid verkleint het risico op het accepteren van een onjuiste bestelling.
• Eén workflow verbindt offerte, goedkeuring, bestelling en documenten.
• Queues, retries en logs geven het technische team controle over de data-uitwisseling.
• Selfservice-toegang tot documenten beperkt het aantal eenvoudige vragen aan sales en boekhouding.

Strategische voordelen

• Het bedrijf ontwikkelt zijn eigen digitale B2B-kanaal op Magento Open Source.
• B2C en B2B gebruiken een gedeelde catalogus, bestellingen en operationele data.
• Functionaliteiten kunnen gefaseerd worden uitgerold, beginnend met het gebied dat de grootste impact op de business heeft.
• REST API en GraphQL maken het mogelijk frontend en integraties verder te ontwikkelen zonder de oplossing in één kanaal op te sluiten.
• Betere selfservice verhoogt het gemak voor de klant en maakt het moeilijker voor concurrenten om terugkerende aankopen alleen op prijs over te nemen.

Voor wie is deze oplossing bedoeld?

Kowal B2B Suite is bedoeld voor bedrijven die B2B-verkoop op Magento Open Source willen ontwikkelen, maar niet elke functie vanaf nul willen bouwen. Het is vooral geschikt waar individuele handelsvoorwaarden, terugkerende bestellingen, een offerteproces, documenten voor zakelijke klanten en integraties met backoffice-systemen voorkomen.

Het is ook een passende richting voor implementaties die één e-commerceplatform willen behouden in plaats van naast Magento een apart B2B-systeem te onderhouden.

Waar begint u?

Het beste startpunt is niet een lijst met modules, maar het aanwijzen van het duurste onderdeel van het huidige proces. Voor het ene bedrijf is dat het handmatig invoeren van bestellingen, voor een ander de RFQ-prijsstelling, limietcontrole of het verzenden van documenten.

Het is zinvol om het maandelijkse aantal B2B-bestellingen, de gemiddelde verwerkingstijd, het aantal correcties en het aantal berichten over prijzen, statussen en documenten te berekenen. Op basis daarvan kunt u de eerste implementatiefase kiezen en een meetbaar doel definiëren.

Samenvatting

Magento 2 kan een stabiele basis zijn voor B2B-verkoop, mits het wordt aangevuld met ontbrekende zakelijke processen. Kowal B2B Suite voegt een B2B-laag toe aan Magento: bedrijven, gebruikers, prijzen, catalogus, snelle bestellingen, RFQ, limieten, goedkeuringen, documenten, PDF, API en integraties.

Het effect is eenvoudig: minder handmatige handelingen, een kortere route van klantbehoefte naar verwerking en meer controle over prijzen, risico en het beheer van zakelijke klanten.

Wilt u nagaan welke fase van de B2B-verkoop als eerste naar Magento moet worden verplaatst, neem dan contact met ons op en beschrijf uw huidige bestelproces.