Kowal_Task ist ein Magento 2 Modul für Unternehmen, die Projektarbeiten umsetzen, Arbeitszeit abrechnen und Kundenaufgaben verwalten möchten, ohne Magento zu verlassen. Das Modul verbindet eine einfache Aufgabenverwaltung, Zeiteinträge, ein Kundenpanel, CSV-Export, REST API sowie die Erstellung von Magento-Bestellungen mit dem Status pending, auf deren Grundlage der Administrator im Standardprozess von Magento manuell eine Rechnung ausstellen kann.

Die Lösung ist für Softwarehäuser, Freelancer, E-Commerce-Agenturen, Technical-Support-Teams und Dienstleistungsunternehmen konzipiert, die mit Magento 2 arbeiten. Wenn Sie Ihre Kunden nach Stunden abrechnen, Projekte verwalten und am Monatsende eine Arbeitszeitübersicht für die Rechnung erstellen, bringt Kowal_Task diesen Prozess an einem Ort in Ordnung.

Der wichtigste Vorteil

Statt Aufgaben in einer externen Anwendung zu verwalten, CSV zu exportieren, Stunden manuell zu summieren und Rechnungen separat vorzubereiten, können Sie den gesamten Prozess in Magento abwickeln:

Sie legen Kunde, Projekt und Aufgaben an,
Sie erfassen die Arbeitszeit zu den Aufgaben,
Sie genehmigen Zeiteinträge zur Abrechnung,
Sie erzeugen eine Magento-Bestellung mit dem Status pending,
Sie stellen manuell eine Rechnung aus der Bestellung aus,
Sie behalten die Historie von Abrechnungen, Bestellungen und Rechnungen bei den Zeiteinträgen.

Für wen ist Kowal Task geeignet?

Das Modul eignet sich besonders, wenn:

Sie Kunden für stundenbasierte Arbeiten abrechnen,
Sie mehrere Projekte für einen Kunden betreuen,
Sie eine Ansicht Kunde → Projekt → Aufgabe benötigen,
Sie dem Kunden eine Vorschau seiner Anfragen in seinem Magento-Konto bereitstellen möchten,
Sie dem Kunden erlauben möchten, Aufgaben aus dem Kundenbereich zu beauftragen,
Sie einen CSV-Export für Kontrolle, Buchhaltung oder Reporting benötigen,
Sie Aufgaben über REST API mit einer Desktop-Anwendung, einem CRM oder einem anderen System integrieren möchten,
Sie Magento-Bestellungen auf Basis genehmigter Zeiteinträge erzeugen möchten, Rechnungen aber manuell ausstellen wollen.

Wie funktioniert das Modul?

Kowal_Task organisiert die Daten in einer einfachen Baumstruktur:

Kunde,
Projekt,
Aufgabe,
der Aufgabe zugeordnete Zeiteinträge.

Jede Aufgabe hat ein Thema, eine Beschreibung, einen Status, eine Erstellungsquelle sowie eine Arbeitszeithistorie. Ein Zeiteintrag kann manuell hinzugefügt oder per Timer erfasst werden. Der Administrator kann Zeiteinträge genehmigen, als nicht abrechenbar markieren, Daten in CSV exportieren oder eine Abrechnungsbestellung vorbereiten.

Nach dem Erzeugen einer Bestellung werden Zeiteinträge für die normale Bearbeitung gesperrt, was das Risiko von Abweichungen in den Abrechnungsdaten reduziert. Nach der manuellen Rechnungserstellung in Magento synchronisiert das Modul den Status der Zeiteinträge mit der Rechnung.

Funktionen des Moduls

Kundenaufgaben und Projekte

Struktur Kunde → Projekt → Aufgabe,
Projekte, die nativen Magento-Kundenkonten zugewiesen sind,
Aufgaben, die vom Administrator oder vom Kunden erstellt werden,
Aufgabenstatus: neu, akzeptiert, in Bearbeitung, erledigt, abgelehnt und archiviert,
Aufgabenbeschreibung und kurze Arbeitshistorie,
Kommentare zu Aufgaben,
interne Kommentare, die nur für Administratoren sichtbar sind,
Anhänge zu Aufgaben,
interne Anhänge, die für den Kunden unsichtbar sind.

Arbeitszeiterfassung

mehrere Zeiteinträge für eine Aufgabe,
manuelle Erfassung der Minutenzahl,
optionaler Arbeitstimer für die Aufgabe,
Beschreibung des Zeiteintrags,
Abrechnungsstatus: Entwurf, genehmigt, in Bestellung, in Rechnung gestellt, nicht abrechenbar und archiviert,
Sperre der normalen Bearbeitung von Einträgen, die einer Bestellung oder Rechnung zugeordnet sind,
Audit-Log für Vorgänge, die die Abrechnung beeinflussen.

Abrechnungen in Magento

globaler Stundensatz in der Modulkonfiguration,
globale Abrechnungswährung,
Möglichkeit, Satz und Währung auf Projektebene zu überschreiben,
Konfiguration des Serviceprodukts, das für die Bestellposition verwendet wird,
Rundung der Zeit gemäß den Moduleinstellungen,
Abrechnungsvorschau vor der Bestellungserstellung,
Erstellung einer nativen Magento-Bestellung mit dem Status pending,
manuelle Rechnungserstellung aus der Bestellung im Standard-Magento-Adminbereich,
Synchronisierung des Status der Zeiteinträge nach der Rechnungserstellung.

Kundenbereich

Der Kunde kann mit dem Modul arbeiten, ohne Zugriff auf den Magento-Adminbereich zu haben. In seinem Konto sieht er die zugewiesenen Projekte und Aufgaben, kann eine neue Aufgabe melden, einen Kommentar hinzufügen, einen Anhang hochladen und eine CSV-Datei mit den sichtbaren Daten herunterladen.

Die Sichtbarkeit der Daten im Kundenbereich kann über die Modulkonfiguration gesteuert werden, unter anderem für Beträge und Zeiteinträge, die noch nicht in eine Bestellung oder Rechnung übernommen wurden.

Admin SPA auf KnockoutJS

Die tägliche Arbeit mit dem Modul im Adminbereich wurde als schneller SPA-Bildschirm auf Basis von KnockoutJS und nativen Magento-Admin-Mechanismen konzipiert. Der Administrator kann in einer Ansicht den Kundenbaum durchsuchen, Projekte hinzufügen, Aufgaben erstellen, Zeit erfassen, Einträge genehmigen, Kommentare, Anhänge, Berichte und die Vorbereitung von Bestellungen verwalten.

REST API für Integrationen

Kowal_Task stellt REST API über den nativen Magento-Mechanismus webapi.xml bereit. Dadurch kann das Modul bedient werden durch:

eine einfache Desktop-Anwendung für macOS oder Windows,
ein externes CRM,
Reporting-Tools,
Unternehmensautomatisierungen,
Integrationen mit Ticketsystemen.

Die API nutzt Service Contracts und die native Magento-Authentifizierung. Es können Integrationstoken, Administratortoken sowie Kundentoken im Rahmen der eigenen Daten verwendet werden.

CSV-Export und Berichte

Das Modul bewahrt einen praktischen Abrechnungsweg über CSV. Der Administrator kann Daten nach Filtern für Kunde, Projekt, Datum, Aufgabenstatus, Abrechnungsstatus und Admin-Benutzer exportieren. Die CSV-Datei enthält unter anderem Kundendaten, Projekt, Aufgabe, Arbeitsbeschreibung, Minuten, Stunden, Satz, Währung, Betrag, Bestellnummer und Rechnungsnummer.

Warum Abrechnung über eine Magento-Bestellung?

Kowal_Task baut kein separates Rechnungssystem neben Magento auf. Stattdessen nutzt es das native Verkaufsmodell:

Zeiteinträge sind die Datenquelle,
das Modul erstellt eine Magento-Bestellung mit dem Status pending,
der Administrator prüft die Bestellung,
die Rechnung wird manuell im Standard-Workflow von Magento erstellt,
das Modul synchronisiert die Zeiteinträge mit der Rechnung.

Dieser Ansatz ist stabiler und einfacher zu warten, da er auf Magento-Mechanismen basiert: Kunden, Bestellungen, Rechnungen, Serviceprodukte, ACL, Konfiguration, cron und REST API.

Beispielszenario für die Nutzung

Eine E-Commerce-Agentur betreut den Shop eines Kunden auf Magento 2. Der Kunde meldet eine Aufgabe über sein Kundenkonto: Formularvalidierung im checkout verbessern. Der Administrator akzeptiert die Aufgabe, der Entwickler fügt mehrere Zeiteinträge hinzu, und nach Monatsende filtert der Administrator die genehmigten Einträge und erzeugt eine pending-Bestellung.

Die Bestellung enthält eine Serviceposition, die auf Basis der Arbeitszeit, des Stundensatzes und der Projektwährung berechnet wird. Der Administrator prüft die Daten und stellt die Rechnung manuell in Magento aus. Die Zeiteinträge erhalten den Status invoiced, und die Historie bleibt bei Aufgabe, Projekt und Kunde verfügbar.

Zusammenfassung

Kowal_Task strukturiert die Abrechnung von Projektarbeiten in Magento 2. Das Modul verbindet Aufgaben, Arbeitszeit, Kundenportal, CSV-Berichte, REST API und native Magento-Bestellungen in einem Prozess. Dadurch lässt sich leichter kontrollieren, was erledigt wurde, wie viel Zeit es in Anspruch genommen hat, was zur Abrechnung freigegeben wurde und welche Einträge bereits in eine Bestellung oder Rechnung übernommen wurden.